RGPD Otokar

Données personnelles

 

INFORMATIONS RELATIVES À LA PROTECTION DES DONNÉES D’OTOKAR EUROPE

#1 Qui est le responsable des opérations de traitement de vos données ?

En application du Règlement Général sur la Protection des Données à caractère personnel (« RGPD »), Otokar Europe SAS, identifiée sous le numéro 534 167 796 RCS Pontoise (ci-après dénommée « Otokar Europe » et/ou « nous », est responsable du traitement de vos données à caractère personnel.

Otokar Europe importe et distribue, en France et en Europe, au travers de son réseau de distributeurs, des véhicules de transport public Otokar, ainsi que des pièces de rechange relatives à ces véhicules. Otokar Europe autorise et oblige les distributeurs, points services et réparateurs agréés membres de son réseau (ci-après dénommés « partenaires Otokar Europe » en l'absence de différenciation requise) à offrir un soutien et un service client dans des domaines techniques et non techniques aux clients actuels et aux prospects. Otokar Europe gère le site Internet www.otokareurope.com tout en assurant la promotion de la marque Otokar en France et en Europe.

Sauf indication contraire, les partenaires Otokar Europe sont des entreprises juridiquement et économiquement indépendantes, non rattachées à Otokar Europe. Ils utilisent la marque Otokar en tant que titulaires d’autorisation pour commercialiser des véhicules de transport public, des pièces d'origine, ainsi que des services d'entretien et  de réparation sous ladite marque.

Otokar Europe est le responsable de traitement de l'ensemble de vos données à caractère personnel qui sont traitées par le biais du site Internet précité, de votre application MyOtokar, de vos échanges avec le Service Après-Vente Otokar (ci-après dénommé collectivement « Service Client » d’Otokar Europe) et dans le cadre d'actions de marketing direct par voie électronique ou postale.

Otokar Europe peut également être amenée à traiter également vos données qui sont transférées par les partenaires Otokar, conformément aux exigences légales relatives à la protection des données. Les partenaires Otokar Europe sont responsables du traitement des données à caractère personnel que vous leur fournissez dans le cadre des activités commerciales et de service qu’ils proposent (réparation, entretien etc.).

Les partenaires Otokar Europe traitent également vos données lorsque celles-ci sont transférées par Otokar Europe, conformément à la réglementation applicable. Les présentes informations relatives à la protection des données décrivent également quelques traitements effectués par les partenaires Otokar Europe. Cependant, il se peut que les partenaires Otokar Europe recueillent d'autres données à caractère personnel référencées dans leurs propres documents d’information relatives à la protection des données. Vous avez alors la possibilité de vous rapprocher de ces partenaires Otokar Europe afin de savoir comment ils utilisent vos données à caractère personnel.

#2 - Dans quels cas Otokar Europe recueille-t-elle et utilise-t-elle les données personnelles ?

Otokar Europe collecte et traite vos données à caractère personnel, en particulier dans les cas suivants :
- Lorsque vous nous contactez directement (par le biais de notre site Internet, du Service Commercial d’Otokar Europe, par exemple), pour des questions concernant nos produits, nos services ou autres ;
- Lorsque vous faites l’acquisition d’un véhicule Otokar ;
- Lorsque vous souscrivez à des services (application MyOtokar, etc.) auprès d’Otokar Europe ;
- Lorsque vous nous demandez des informations concernant nos véhicules et services (envoi de brochures, par exemple) ;
- Lorsque vous répondez à nos actions de marketing (par ex. envoi d'un email ou communication de vos données sur notre site Internet (www.otokareurope.com) ;
- Lorsque des tiers ou des partenaires d’Otokar Europe nous transmettent vos données à caractère personnel, conformément à la réglementation en vigueur (par exemple, vous avez donné votre consentement ou n'avez formulé aucune opposition concernant le transfert de vos données à Otokar Europe après avoir été informé de votre droit à vous y opposer, à des fins de la gestion de la clientèle (p.ex. pour vous identifier lors de vos éventuels contacts avec le Service Après-Vente d’Otokar Europe) ;
- Lorsque des données concernant votre véhicule (y compris le numéro de châssis) nous sont transmises dans le cadre de services et de prestations d'entretien / de réparation chez les partenaires d’Otokar Europe ;
- Lorsque des tiers (fournisseurs d'adresses agréés, par exemple) sont en droit de nous transmettre vos données à caractère personnel de façon légitime.

Afin de nous permettre de tenir vos données à caractère personnel à jour, nous vous remercions de nous signaler toute modification à cet égard, notamment concernant vos coordonnées.

#3 - Quelles données personnelles recueillons-nous ?

Voici les catégories de données à caractère personnel susceptibles d'être collectées à travers les différents services et canaux de contact décrits dans les informations relatives à la protection des données :
- Coordonnées : nom, prénom, raison sociale, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail.
- Autres données à caractère personnel : informations que vous avez fournies concernant, par exemple, votre fonction dans votre entreprise, etc.
- Données contractuelles : par exemple, numéro de client, numéro de contrat, services Otokar souscrits.
- Données de comptes en ligne : informations sur vos comptes associées à MyOtokar, par exemple.
- Utilisation de sites Internet et communications : informations concernant votre utilisation de notre site Internet, les messages de notre part que vous ouvrez ou transférez ainsi que les données recueillies à l'aide de cookies et d'autres technologies de suivi. Des informations supplémentaires à ce sujet sont disponibles dans nos mentions légales relatives à la politique de cookies Otokar.
- Données sur les transactions et les interactions : informations concernant des achats de produits et de services, les interactions avec le Service Client d’Otokar Europe (demandes, réclamations), les partenaires d’Otokar Europe et vos participations à des études qualité et/ou de satisfaction.
- Utilisation des services et applications d’Otokar : informations concernant votre utilisation de l’application Otokar (sur votre appareil mobile) et des services de MyOtokar.
- Données techniques du véhicule : données éventuellement créées et/ou traitées dans le véhicule.

#4 – A quelles fins Otokar Europe traite-t’elle vos données ?

Otokar Europe traite vos données uniquement si cela est autorisé par une réglementation applicable. Nous traitons en particulier vos données conformément au RGPD, dans les cas suivants. Veuillez noter que cette liste n'est ni exhaustive ni définitive ; il ne s'agit que d'exemples visant à vous indiquer les cas d’usage et les types de données susceptibles d’être collectées et traitées.

- Otokar Europe et ses partenaires, revendeurs et points services agréés, utilisent vos données à caractère personnel pour la gestion des contrats (par ex. commande d'un véhicule, ordre de réparation / atelier, souscription de services Otokar) ou de toute demande de votre part (par ex. offre, essai). S’agissant de ces dernières, Otokar Europe peut vous contacter sans votre consentement exprès afin qu’il puisse être donné suite à votre demande.

- Otokar Europe peut être amenée à vous contacter également si votre véhicule Otokar fait l'objet d'une campagne technique ou de rappel. Le cas échéant, compte du caractère hautement important de ces campagnes (éviter un risque aux passagers du véhicule, l'endommagement du véhicule, etc.), Otokar Europe prendra contact avec vous soit directement, soit par l'intermédiaire de ses revendeurs ou points services agréés, en utilisant les coordonnées que vous nous aurez communiquées, afin de se conformer à son obligation légale d'information.

- Par ailleurs, Otokar Europe peut également vous contacter dans des cas soigneusement définis, à des fins marketing ou commerciales. Ainsi, par exemple :
• lors d’opérations de prospection commerciale (offres de produits et de services, etc.)
• de façon personnalisée en fonction de votre profil client
• à des fins d'études de satisfaction
• vous informer de la fin de garantie ou d’un contrat de service
• vous proposer une offre portant sur votre véhicule (contrôle, etc.),
• etc.

Otokar Europe s’engage, le cas échéant, à déployer ces communications conformément aux exigences légales relatives à la protection des données.

- Otokar Europe assure également le traitement de vos données à caractère personnel en vue de vous offrir une expérience optimale auprès de ses différents services (en vous identifiant parfaitement sur tous les points de contacts, par exemple).

Type de données pouvant faire l’objet de collectes et de traitements :
- Prénom et nom, raison sociale, coordonnées postales, adresse email, téléphone
- Revendeur Otokar actuel et/ou préféré ;
- Numéro de châssis du véhicule et autres caractéristiques correspondantes ;
- Données d'identification, notamment : numéro de client, numéro de contrat.
- Historique client, notamment : données concernant l'achat du véhicule Otokar (modèle, configuration, date d'achat, date de première immatriculation, date du bon de commande, date de livraison, propriétaire, etc.) ;
- Historique des campagnes et réponses (programme de service client - clients actuels et potentiels - et actions de marketing direct) ;
- Participation à des salons et/ou évènements ;
- Historique des questions et des réclamations adressées au Service Après-Vente Otokar Europe.
- Données d'applications / de sites Internet / de réseaux sociaux

Transfert de vos données à des tiers
Vos données peuvent être transférées, dans le parfait respect de la réglementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel, à des prestataires et partenaires soigneusement sélectionnés avec lesquels nous coopérons pour vous offrir des produits et des services. Nous procédons à ce transfert uniquement dans le strict respect des conditions de traitement par un sous-traitant, prévu par le RGDP.

#5 - Comment Otokar Europe protège-t’elle vos données personnelles ?

Otokar Europe et, le cas échéant, ses sous-traitants partenaires dûment sélectionnés, mettent en œuvre plusieurs mesures de sécurité telles que des outils de chiffrement et d'authentification de pointe pour protéger et préserver la sécurité, l'intégrité et la disponibilité de vos données. Même s'il est impossible de garantir une sécurité absolue contre un accès non autorisé lors d'un transfert de données sur Internet ou sur un site Internet, Otokar Europe, ses prestataires de services et ses partenaires font tout leur possible pour protéger vos données à caractère personnel conformément à la réglementation en vigueur relative à la protection des données en mettant en oeuvre des mesures de sécurité physique, électronique et orientée processus à la pointe de la technologie. Nous appliquons, entre autres, les mesures suivantes :

- Critères stricts pour autoriser l'accès à vos données selon le principe du « besoin de connaître » (limitation à un nombre de personnes aussi réduit que possible) et exclusivement aux fins prévues
- Transfert des données collectées sous forme chiffrée dans la majorité des cas.
- Protection par pare-feu des systèmes informatiques pour les protéger contre les accès non autorisés, par des hackers par exemple
- Contrôle permanent des accès aux systèmes informatiques pour détecter et prévenir l'utilisation abusive des données à caractère personnel.

Si vous recevez un mot de passe de la part d’Otokar Europe ou si vous en avez vous-même choisi un pour accéder à certains services, espaces de son site Internet ou d'autres portails ou applications proposés par notre marque, vous êtes responsable de la préservation de la confidentialité de ce mot de passe et du respect de toutes les autres procédures de sécurité dont vous êtes informé. Nous vous demandons en particulier de ne jamais divulguer votre mot de passe.

#6 - Combien de temps conservons-nous vos données ?

Conformément à l'article 17 du RGDP, nous conservons vos données uniquement pendant la durée nécessaire au regard des finalités pour lesquelles nous les traitons. En cas de traitement des données avec différentes finalités, vos données sont automatiquement effacées ou conservées dans un format qui ne permet pas de tirer directement des conclusions à votre sujet, dès que la dernière tâche et finalité spécifique a été réalisée. Pour garantir que toutes vos données sont effacées conformément au principe de minimisation des données et à l'article 17 RGPD, Otokar Europe a créé un concept d'effacement interne. Les principes fondamentaux selon lesquels ce concept d'effacement prévoit l'effacement de vos données sont décrits ci-dessous.

Utilisation à des fins de conformité avec un contrat

Pour respecter des obligations contractuelles, les données collectées auprès de vous peuvent être conservées pendant toute la durée du contrat et - selon la nature et la portée du contrat - pendant une durée déterminée au-delà de son terme en vue de respecter les obligations légales de conservation applicables et de pouvoir répondre à toute question ou réclamation au-delà du terme du contrat. En outre, certains contrats de fourniture de produits et services nécessitent une période de conservation supérieure ; voir également « Utilisation pour l'évaluation des réclamations » ci-dessous.

Utilisation pour l'évaluation des réclamations

Les données qui, selon Otokar Europe, seront nécessaires pour évaluer et éviter les réclamations à notre encontre ou pour entamer des procédures pénales ou faire valoir des réclamations contre vous, contre nous ou contre des tiers peuvent être conservées par nos soins pendant toute la durée où les procédures correspondantes peuvent être entamées.

Utilisation pour le service client et à des fins marketing

Dans le cadre du Service Client ainsi qu’à des fins de prospection commerciale, les données collectées auprès de vous peuvent être conservées pendant 3 ans à compter de la fin de toute relation commerciale, sauf si vous demandez-leur effacement et si aucune obligation contractuelle ou légale de conservation ne fait obstacle à l’exécution de ladite demande.

#7 - Vos droits en matière de protection de vos données

En tant que personne concernée par le traitement de vos données, vous êtes en mesure d’exercer certains droits établis par le RGPD et autres réglementations applicables en matière de protection des données à caractère personnel, notamment les droits suivants :

- Droit d'accès à vos données (RGPD - Art. 15) :
Vous pouvez demander à tout moment l’accès à vos données à caractère personnel enregistrées par Otokar Europe. Cette information comprend, les catégories de données que nous traitons, les finalités pour lesquels nous les traitons, l’origine des données quand nous ne les avons pas collectées directement auprès de vous, et, si applicable, les destinataires auxquels nous transmettons vos données. Vous pouvez recevoir à la demande une copie gratuite de vos données. Nous nous réservons le droit de facturer toute demande de copie supplémentaire.

- Droit de rectification (RGPD - Art. 16) :
Vous pouvez demander à Otokar Europe la rectification des données à caractère personnel vous concernant. Nous engageons toutes les actions raisonnables afin de tenir à jour les informations dont nous disposons à votre sujet, et nous les traitons de manière régulière, précise, complète, en fonction de leur mise à jour et avec pertinence sur la base de l'information la plus à jour dont nous disposons.

- Droit à l'oubli (RGPD - Art. 17) :
Vous pouvez demander l'effacement de vos données dès lors que les conditions préalables légales sont satisfaites.
• Les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d'une autre manière,
• Vous retirez votre consentement, dans le cas où celui-ci est la seule et unique base légale autorisant le traitement des données,
• Vous vous opposez au traitement de vos données et qu'il n'existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement, ou vous vous opposez au traitement de vos données à des fins de prospection,
• Les données ont fait l’objet d’un traitement illicite.

sauf si le traitement est nécessaire :
• Afin de respecter une obligation légale nous imposant de conserver et traiter vos données, selon application des durées de conservation imposées par la réglementation applicable,
• À la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.
• Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, Art. 32 :
Vous disposez également du droit de donner des directives sur le sort de vos données à caractère personnel après votre mort.

- Droit à la limitation du traitement (RGPD – Art. 18):
Vous pouvez demander la limitation d’un traitement de vos données dans les cas suivants :
• Vous contestez la validité des données. Le traitement ultérieur des données est limité pendantla période nécessaire à la vérification de leur validité,
• Le traitement est illicite et vous refusez l'effacement de vos données. Vous exigez à la place la limitation de leur utilisation,
• Otokar Europe n’a plus besoin de vos données, mais vous en avez besoin pour la mise en application, l'exercice ou la défense de vos droits,
• Vous vous êtes opposé au traitement, pendant la vérification portant sur le point de savoir si le motif légitime poursuivi par Otokar Europe prévale sur le vôtre.

- Droit à la portabilité des données (RGPD - Art. 20) :
Vous pouvez obtenir que vos données à caractère personnel soient transmises à un autre responsable de traitement lorsque cela est techniquement possible. Cependant, ce droit vous est conféré uniquement si le traitement des données est fondé sur la base de votre consentement ou nécessaire à l'exécution d'un contrat. Au lieu de recevoir une copie de vos données, vous pouvez également demander à Otokar Europe de les soumettre directement à une autre personne en charge désigné par vous.

- Droit d'opposition (RGPD - Art. 21) :
Vous pouvez vous opposer à tout moment au traitement de vos données nécessaires aux fins des intérêts légitimes poursuivis par Otokar Europe ou par un tiers pour des raisons tenant à votre situation particulière. Dans ce cas, nous ne traiterons plus les dites données. Cette disposition ne s'applique pas si nous pouvons démontrer l'existence d'un motif légitime et impérieux pour le traitement des données au cas où celui-ci prévaudra sur vos intérêts ou si nous avons besoin de vos données pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

- Sort de vos données après votre mort (Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, Art. 32):
Vous disposez également du droit de donner des directives sur le sort de vos données à caractère personnel après votre mort.

- Délais de réponse suite à l’exercice des droits visés ci-dessus :
Nous mettons tout en oeuvre pour répondre à toute demande dans un délai de 30 jours.
Cependant, ce délai peut être allongé pour des raisons liées à la complexité de votre demande et au nombre de demandes.

- Cas de non transmission de vos données :
Dans certaines situations, Otokar Europe peut se trouver dans l'impossibilité de vous transmettre la totalité de vos données en raison d'une obligation légale. Si nous sommes amenés à rejeter votre demande d'information en pareil cas, nous vous indiquons immédiatement le motif de ce refus.

- Recours auprès des autorités compétentes : Otokar Europe accorde la plus grande importance à vos préoccupations et à vos droits. Cependant, si vous estimez que nous n'avons pas répondu à vos réclamations, vous êtes en droit de déposer plainte auprès de l’autorité administrative compétente en matière de protection des données à caractère personnel.

 

#8 – Nous contacter au sujet de vos données personnelles

Pour toute question sur notre utilisation de vos données à caractère personnel, vous pouvez contacter le Délégué de la Protection des Données à caractère personnel :
Délégué à la Protection des Données
Otokar Europe SAS
24 rue du Noyer Parc Les Scientifiques De Roissy Lot A-3
95700 Roissy-en-France